10 Tips om sneller facturen te maken met onFact

1. Gebruik opgeslagen klanten

Klanten die u eerst opslaat in de klantendatabank van onFact kunt u makkelijk invoegen in een factuur. Voor de eerste factuur heeft u hier geen tijdswinst, maar wanneer u later nog facturen voor deze klant moet maken hoeft u de gegevens niet meer op te zoeken. Er zijn drie manieren om snel een factuur aan te maken voor een bestaande klant:

1. Ga naar het tabblad “Factuur” onder het klantprofiel. Hier staat een knop “Factuur toevoegen”. Door te klikken op deze knop gaat u naar het formulier om een factuur aan te maken maar waarbij alle klantgegevens ingevuld staan.

2. Tijdens het aanmaken van een factuur op de klassieke manier kunt u enkele letters intypen in het veld voor de klantnaam. Er wordt automatisch gezocht naar klanten in het systeem die bestaan uit deze letters. Wanneer u klikt op de klantnaam worden alle gegevens automatisch aangevuld.

3. Naast ditzelfde veld staat een icoontje met een vergrootglas. U kan op dit icoontje klikken om een volledige en doorzoekbare lijst van klanten te openen. Met een klik op de knop voegt u alle gegevens van de klant toe aan de factuur.

2. Gebruik opgeslagen producten

Op een zeer gelijkaardige manier kunt u ook producten met prijs en omschrijving opslagen in het facturatieprogramma. De verschillende producten kunnen makkelijk ingevoerd worden tijdens het aanmaken van een factuur door de naam van het product in te typen in een factuurlijn of naast dit veld op het vergrootglasicoon te klikken.

3. Gebruik standaard BTW-instellingen

Tijdens het aanmaken van een factuur in onFact geeft u standaard de prijzen exclusief BTW in. U heeft tijdens het aanmaken de mogelijkheid om dit te veranderen naar prijzen inclusief BTW. Wanneer u meer facturen inclusief BTW maakt dan exclusief BTW kunt u dit aanpassen in de instellingen zodat u deze instelling niet voor elke factuur hoeft te veranderen.Ook wanneer uw producten vaker een afwijkend BTW-percentage hebben (0, 6 of 12%) kunt u dit instellen via de standaard BTW-instellingen.

4. Gebruik standaard onderschriften

Onder elk document kunt u een tekst plaatsen. Deze tekst kan informatie bevatten over de betaling, algemene of speciale voorwaarden en andere belangrijke informatie. Vaak is deze tekst gelijkaardig voor elke factuur. Daarom kunt u de tekst die standaard in dit veld staat aanpassen in de instellingen. Zo hoeft u deze tekst niet voor elke factuur apart te wijzigen. Voor de variabele informatie (betaaltermijn, bedrag, …) kunt u gebruik maken van tags. De beschikbare tags staan steeds naast het invoerveld. U kunt meerdere teksten aanmaken waartussen u met 1 klik kunt wisselen tijdens het aanmaken van de factuur.

5. Gebruik standaard e-mailteksten

Zeer gelijkaardig aan de standaard onderschriften kunt u ook de standaard tekst van uw e-mails aanpassen. Naast de tags die beschikbaar zijn in het onderschrift kunt u ook de tag %link% gebruiken. Deze tag wordt vervangen door een beveiligde link naar het online document voor uw klanten.  

6. Gebruik de BTW-nummer controle functie

Tijdens het aanmaken van een klant of een factuur kunt u eerst het BTW-nummer ingeven van de klant. Dit BTW-nummer kan gecontroleerd worden en, wanneer beschikbaar, zal de naam en het adres van de klant automatisch aangevuld worden. Dit bespaart u niet alleen werk om alles manueel in te geven, maar verzekert de correctheid van de gegevens op de factuur.

7. Gebruik wettelijke vermeldingen

Wettelijke vermeldingen zijn lijnen tekst die u makkelijk met 1 klik kunt toevoegen aan een factuur. Wettelijke vermeldingen dienen voornamelijk om uitzonderingsregels toe te voegen aan uw facturen zoals bijvoorbeeld “BTW Verlegd”. Deze uitzonderingsregels heeft u wellicht vaak nodig maar mogen zeker niet op elke factuur staan.

8. Gebruik standaard bijlagen

Het is aangeraden uw algemene voorwaarden bij elke factuur bij te voegen. De algemene voorwaarden zijn gelijk voor alle documenten, daarom kunt u in de instellingen globale bijlagen uploaden. Deze bijlagen kunt u eenvoudig aanvinken tijdens het verzenden van e-mails met facturen.

9. Stel automatische herinneringen op

Opvolging van de facturen is een essentieel onderdeel van facturatie. Door automatisch herinneringen te laten aanmaken hoeft u hier geen kostbare tijd in te steken. De herinneringen worden automatisch aangemaakt en verzonden naar de klant enkele dagen ( door u te bepalen ) na de vervaldatum.

10. Maak gebruik van de kopieerfunctie

Wanneer u vaak gelijkaardige offertes of facturen maakt kunt u gebruik maken van de kopieerfunctie. De kopieerfunctie zorgt automatisch voor de correcte nummering en datum. U moet enkel nog de gegevens van de klant aanpassen en de artikellijnen op de factuur wijzigen waar nodig.