Algemene voorwaarden factuur: echt nodig

Bij het zakendoen wordt de bescherming van de klant steeds uitgebreider; dat is zeker het geval bij handelen met particuliere klanten. Het opnemen van goed uitgewerkte algemene voorwaarden in je documenten is iets waar je als zaakvoerder dan ook niet te licht mag over gaan.

Wie nalaat om binnen een wettelijke periode de geleverde diensten of goederen te factureren, mag geen betaling meer eisen. Werd een uitgeschreven factuur nog niet betaald, hou je dan aan de bepalingen rond invordering. Ben je daar te laat mee, dan kan je haast niets meer ondernemen tegen een klant die niet betaalt. Garantie zomaar afwimpelen mag wettelijk ook niet. Het zijn maar enkele voorbeelden van situaties waar je op voorbereid moet zijn, zeker bij het handelen met particuliere klanten.

Een eerste stap om hier duidelijke afspraken rond te maken, zijn goede algemene voorwaarden. Deze kunnen bijvoorbeeld een uiterste periode om klacht in te dienen aangeven, gevolgen voor wie niet tijdig betaalt met een extra vergoeding voor je invorderingswerk, ... Specifieer hoe een klacht moet neergelegd worden en binnenw welke termijn. Sluit ook je verantwoordelijkheid uit voor bv. defect door verkeerd gebruik van een toestel en beperk de gevolgen van schade of fouten met een aansprakelijkheidsvergoeding.

Algemene voorwaarden moeten in principe steeds voorafgaandelijk worden meegedeeld en aanvaard. Neem daarom je voorwaarden direct op in een offerte of bestelbon. Zo hebben je klanten direct de mogelijkheid om er 'kennis van te nemen'. Vermeld je de algemene voorwaarden enkel op je factuur, dan kan er later discussie ontstaan; de klant kan argumenteren dat hij pas na de effectieve verkoop kennis heeft genomen van de voorwaarden. Geef je algemene voorwaarden dus steeds zo snel mogelijk mee in de relatie met je klant.

Je kan de algemene voorwaarden echter niet gebruiken om zomaar je verantwoordelijkheden mee te ontlopen. De wet voorziet namelijk in een aantal kaderbepalingen en een minimale, niet afwendbare verantwoordelijkheid. Maar de jurist in de buurt of beter nog je beroepsvereniging, kan je daar zeker bij helpen. Verenigingen zoals UNIZO hebben enkele modeldocumenten met algemene voorwaarden ter beschikking (betalend; toegang voor leden).

Zelf je algemene voorwaarden opstellen? Dat kan. Hou dan onder andere rekening met het volgende:

1. Termijnen: hoe lang zijn uw offertes geldig? Hoe en tot wanneer kan een klant een bestelling annuleren? Zijn er afspraken omtrent betaling in schijven en wanneer worden deze betalingen verwacht?
2. Prijsbepaling: zijn er afspraken rond meerwerken? Welke bepalingen zijn er over prijsaanpassingen tijdens de werken?
3. Afwerking: is het duidelijk wanneer jouw dienst ten einde loopt of je opdracht afgewerkt is? Vermijd discussies bij oplevering.
4. Klachtenprocedure: is het voor een klant duidelijk welke stappen hij kan ondernemen in geval van een klacht? Is het aan de andere kant duidelijk voor de klant welke interesten jij als ondernemer hanteert in geval van bv. laattijdige betaling?
5. Wettelijke garantie: vermeld voldoende duidelijk de nodige regels m.b.t. de standaard wettelijke garantie - nog belangrijker in geval van een eventuele afwijking of verlenging.
6. Privacy: geef je klanten een duidelijk zicht op welke gegevens je van hen verzamelt en hoe je deze verwerkt in de onderneming.

Wil je niet voor nare verrassingen komen te staan? Laat je tekst dan zeker nalezen door een jurist.