Automatisch aankoopfacturen doorsturen naar onFact

Ontvang je regelmatig aankoopfacturen van je leveranciers in je mailbox? Dan kan je deze automatisch laten doorsturen naar onFact zodat al je facturen verzameld worden op één plek! Elke onFact-account heeft een eigen mailbox waar je deze aankoopfacturen kan naartoe sturen. De aankoopfactuur uit de bijlage van de e-mail komt dan automatisch terecht in de verwerklijst van aankopen. Je kan vanuit je eigen mailbox van je bedrijf een ‘e-mail forward’ instellen, waardoor jouw inkomende aankoopfacturen automatisch doorgestuurd worden naar de mailbox van onFact en dus in je verwerklijst terecht komen.
  

Inkomende aankoopdocumenten

Het e-mailadres voor inkomende aankoopdocumenten vind je door bovenaan rechts in onFact op de tandwieltjes te klikken en vervolgens naar het tabblad "inkomende aankoopdocumenten" te gaan. In het midden zie je het e-mailadres staan, met daaronder de lijst van inkomende aankoopfacturen. Lees hier hoe je de aankopen van daaruit verder kan gaan verwerken in onFact.

Hoe kan je nu zo’n automatische doorsturing instellen? De kans is groot dat je aankoopfacturen toekomen in de algemene mailbox van je onderneming, samen met alle andere e-mails (bv. info@uwbedrijf.be). Om enkel de aankoopfacturen te selecteren kan je een filter of regel instellen. Komen je aankoopfacturen toe op een apart e-mailadres (bv. aankoop@uwbedrijf.be), dan kan je rechtstreeks alle berichten forwarden naar onFact. We bekijken hieronder hoe je dit kan instellen voor e-mailadressen van Gmail en Outlook.
   

Gmail

Bepaalde berichten filteren en doorsturen via ‘Filter maken’

Als je alleen bepaalde soorten berichten wil doorsturen naar je onFact-adres (bv. enkel je aankoopfacturen en niet de andere bedrijfscommunicatie), maak je een filter voor deze berichten. Bij het instellen van de filter kan je kiezen naar welk e-mailadres je deze berichten wil doorsturen. Als er geen e-mailadres wordt weergegeven om berichten naartoe door te sturen, volg je eerst de stappen in de volgende paragraaf om doorsturen in te schakelen.

Let op: als je een filter maakt om berichten door te sturen, heeft dit alleen invloed op nieuwe berichten.

1. Open Gmail (op je computer (je kan ‘doorsturen’ enkel instellen op je computer, niet via de Gmail-app).

1. Klik in het zoekvak bovenaan op het icoontje rechts (schuifknoppen).
2. Voer je zoekcriteria in. Als je wilt controleren of je zoekopdracht goed werkt, kan je kijken welke e-mails worden gevonden door op ‘Zoeken’ te klikken. Geef bijvoorbeeld de naam of het e-mailadres van je leverancier in.
3. Klik onderaan het zoekvenster op ‘Filter maken’.
4. Kies wat de filter moet doen uit de beschikbare acties (Gmail heeft hierover ook een filmpje voorzien: https://support.google.com/mail/answer/6579)
5. Klik op ‘Filter maken’. De geselecteerde e-mails zullen nu worden doorgestuurd. Je kan meerdere filters maken voor meerdere leveranciers.

TIP: Het is niet zo waardevol om een filter in te stellen die bv. enkel zoekt naar het woord ‘factuur’. Stuur je eigen uitgaande onFact facturen in cc: naar je bedrijfsadres, dan zullen deze bijvoorbeeld ook terechtkomen in deze algemene filter. Het instellen op basis van leveranciersnamen of -gegevens vereenvoudigt je aankoopverwerking al aanzienlijk. Een voorbeeld van een goede zoekfilter is bijvoorbeeld 'from:invoices@telenet.be has:attachment Factuur’.

Ontvang je toch nog eens een individuele factuur, dan kan je deze nog altijd handmatig doorsturen.

  
Alle berichten doorsturen

1. Open Gmail op je computer (je kan ‘doorsturen’ enkel instellen op je computer, niet via de Gmail-app).
2. Klik rechtsboven op ‘Instellingen’ (tandwieltje), nadien ‘Alle instellingen bekijken’.
3. Klik op het tabblad ‘Doorsturen en POP/IMAP’.
4. Klik in het gedeelte ‘Doorsturen’ op ‘Een doorstuuradres toevoegen’.
5. Voer je onFact e-mailadres in waar je de berichten naartoe wilt doorsturen.
6. Klik op ‘Volgende’, dan ‘Doorgaan’, dan ‘OK’.
7. Er wordt een verificatiebericht naar het ingevoerde onFact e-mailadres gestuurd. Om dat bericht te bekijken, ga je in onFact naar je inbox. Die vind je rechtsboven, bij het enveloppe-icoontje naast je e-mailadres.
8. Klik op het enveloppe-icoon: de inbox opent zich.
9. Klik op de e-mail van Google om de e-mail te openen en klik op de verificatielink in dat e-mailbericht.
10. Ga terug naar de instellingenpagina voor het Gmail-account waarvandaan je berichten wilt doorsturen en vernieuw je browser (toets ctrl + F5 op Windows, of shift + command + R op Mac).
11. Klik op het tabblad ‘Doorsturen en POP/IMAP’.
12. Selecteer in het gedeelte 'Doorsturen' de optie ‘Een kopie van binnenkomende berichten doorsturen naar’.
13. Kies wat je wilt dat er gebeurt met de Gmail-kopie van je e-mails: Gmail raadt aan om te kiezen voor 'kopie van Gmail behouden in inbox'.
14. Klik onderaan de pagina op ‘Wijzigingen opslaan’.

  
Outlook

Als je alleen bepaalde soorten berichten wil doorsturen naar je onFact-adres (bv. enkel je aankoopfacturen en niet de andere bedrijfscommunicatie), maak je een regel voor deze berichten. Bij het instellen van de regel kan je kiezen naar welk e-mailadres je deze berichten wil doorsturen.

   
Bepaalde berichten filteren en doorsturen via ‘Regel maken’

1. Klik op ‘Instellingen’, dan ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’, dan ‘E-mail’ en ga naar ‘Regels’.
2. Klik op ‘Nieuwe regel toevoegen’.
3. Voor elke regel zijn ten minste drie dingen vereist: een naam, een voorwaarde en een actie. Regels kunnen ook uitzonderingen op voorwaarden bevatten. Je kan bij elke stap meerdere voorwaarden, acties en uitzonderingen toevoegen via ‘Een voorwaarde toevoegen’, ‘Een actie toevoegen’ en ‘Een uitzondering toevoegen’.
4. Als ‘Voorwaarde’ kan je bijvoorbeeld kiezen voor een e-mail vanwege een bepaalde leverancier, via naam of e-mailadres.
5. Als ‘Actie’ kan je kiezen voor ‘Doorsturen naar’. Vul je onFact e-mailadres in in het venster aan de rechterzijde.
6. Druk op ‘Opslaan’ om de regel te maken of op ‘Negeren’ om het maken van de regel te annuleren. Je kan meerdere regels maken voor meerdere leveranciers.

TIP: Het is niet zo waardevol om een filter in te stellen die bv. enkel zoekt naar het woord ‘factuur’. Stuur je eigen uitgaande onFact facturen in cc: naar je bedrijfsadres, dan zullen deze bijvoorbeeld ook terechtkomen in deze algemene filter. Het instellen op basis van leveranciersnamen of -gegevens vereenvoudigt je aankoopverwerking al aanzienlijk. Ontvang je toch nog eens een individuele factuur, dan kan je deze nog altijd handmatig doorsturen.

   
Alle berichten doorsturen

1. Selecteer in Outlook.com de optie ‘Instellingen’, daarna ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.
2. Selecteer ‘E-mail’, daarna ‘Doorsturen’. Opmerking: als tweestapsverificatie is ingeschakeld, wordt er opnieuw gevraagd om je identiteit te bevestigen.
3. Selecteer ‘Doorsturen inschakelen’ en voer het onFact e-mailadres voor doorsturen in.
4. Selecteer ‘Opslaan’. Schakel het selectievakje ‘Een kopie van doorgestuurde berichten behouden’ in als je een kopie van het oorspronkelijke bericht in je algemene postvak wil behouden.

Opgelet: kijk goed naar het type berichten dat je wil doorsturen. onFact kan enkel inkomende aankoopdocumenten verwerken die een aparte bijlage vormen (bv. als PDF of als xml). E-mails met daarin een URL die verwijst naar de factuur (bv. ‘Klik hier om uw factuur te raadplegen’) zullen niet verwerkt worden. Ze bevatten immers geen afzonderlijke bijlage met de aankoopfactuur.

Bij het instellen van filters of regels kan je ook vaak kiezen voor het filteren van e-mails die (al dan niet) een bijlage bevatten. Op die manier kan je bv. enkel de mails van je leverancier(s) doorsturen die een bijlage bevatten.