30 Jun 2021

Een goede offerte maken doe je zo

Je hebt reclame gemaakt, potentiële klanten actief benaderd en je krijgt de vraag: “Kan je een offerte maken?” Dergelijke vraag tot opmaak van een offerte komt er vaak pas nadat je behoorlijk wat inspanningen hebt geleverd; je kan er dan ook maar beter de nodige aandacht aan besteden. Met een goede offerte maximaliseer je je kansen op succes en uiteindelijk het binnenhalen van de opdracht of verkoop.

Wat is een offerte?

Een offerte is een aanbod naar een mogelijke opdrachtgever. In de offerte wordt een beeld gegeven van de te verwachten werken, te leveren goederen/diensten, de daaraan gekoppelde prijzen, de timing van het project, … je klant ontvangt het hele kostenplaatje én de daaraan verbonden voorwaarden of bepalingen.

Hou er rekening mee dat je misschien niet de enige kandidaat bent voor de klus. Je kan moeten concurreren met nog enkele offertes; aan jou om jouw offerte er te doen uitspringen. In dit artikel geven we je enkele tips om je offerte zo goed mogelijk te maken en de kans op succes te verhogen.

Wat vermeld je in een offerte?

Er zijn in principe geen richtlijnen over welke informatie je offerte moet bevatten. Er zijn natuurlijk wel enkele elementen die je best kan vermelden om van je offerte een effectief document te maken. Dat zijn de volgende:

Je bedrijfsgegevens, inclusief contactinformatie. Heeft je klant nog vragen over de offerte, wees dan bereikbaar.
De gegevens van de klant, eventueel aangevuld met het adres van de uit te voeren werkzaamheden.
De datum van opmaak.
Het offertenummer.
Een duidelijke omschrijving van het product of de dienst die je levert. Maak daarbij een onderscheid tussen bv. werkuren, materialen, ...
De prijs: maak ook duidelijk of deze al dan niet btw omvat.
De geldigheidsduur van de offerte.
De planning: op welke termijn de werkzaamheden uitgevoerd zullen worden.
(Een verwijzing naar) je algemene voorwaarden.

De lay-out van je offerte

Met een overzichtelijke offerte heb je al half gewonnen. Je klanten willen informatie krijgen op een manier die hen meteen een overzicht van het project geeft. Met een rommelige offerte zal je het vertrouwen van je klant niet meteen winnen.

Geef je offerte een professionele uitstraling door toevoeging van je logo en andere huisstijl-elementen. Zo herkent de klant meteen jouw bedrijf en services tussen de eventuele andere offertes van concurrenten.

Stem ook je taalgebruik af op je klant: een offerte voor een gekende multinational zal je allicht anders inkleden dan die voor je buurman. De juiste aanspreektoon kan in je offerte zeker een verschil maken.

Zorg dus voor een nette, mooie en gepaste offerte voor de klant die je in gedachten hebt. Met een rommelig, saai document vol schrijffouten zal je niet opvallen tussen je concurrenten, of enkel in negatieve zin.

TIP: je eerste offerte? Trek voldoende tijd uit en zorg voor een klankbord. Het kan geen kwaad om er een paar objectieve ogen naar te laten kijken. Wordt deze offerte een succes, dan kan je de structuur gebruiken als model voor toekomstige offertes.

Extra tips voor het opstellen van een offerte

Een goede offerte is dus overzichtelijk, oogt professioneel en haalt de juiste toon aan. Met deze extra tips tover je ze om tot een succesvolle tool in je bedrijfsvoering!

‘Dit is (niet) wat we besproken hadden’

Begin je offerte met een samenvatting met wat je eerder met de klant besprak. Je pakt het meteen persoonlijk aan en geeft aan dat je nog best weet wat de wensen van de klant waren. Als de klant zich goed begrepen voelt, bouw je meteen meer vertrouwen op.

Het hoeft daar echter niet te eindigen; je kan deze intro ook gebruiken om nieuwe elementen aan te brengen. Misschien heb je ondertussen enkele andere oplossingen voor het gewenste resultaat gevonden? Aarzel dan niet om ook de nieuwe opties te vermelden. Zo laat je blijken dat je je huiswerk hebt gemaakt en oplossingen zoekt die de klant nog beter kunnen dienen. Vermeld in zo’n geval wel zeker de eventuele meer- of minderprijs zodat je voldoende transparant blijft.

‘Ik begrijp hier niets van’

Een offerte die voor je klant niet geheel duidelijk is, zal al snel in de prullenbak belanden. Als ondernemer kan je de neiging hebben om (teveel) vaktermen te gebruiken. Kijk naar je offerte vanuit het standpunt van je klant: misschien kan je door een product iets anders te omschrijven, meteen duidelijk maken waar het om gaat. Vermeld bv. niet enkel productcodes maar omschrijf ook kort wat de functie is van dit product in het geheel van de werken.

‘Ik heb te veel / te weinig informatie om een beslissing te kunnen maken’

Een goede offerte balanceert vaak op een dunne koord. Wat voor de ene te veel informatie is, is voor de andere klant misschien te weinig. Je wil je klanten niet nodeloos overstelpen met data maar moet zeker wel alle informatie opnemen die nodig kan zijn om een beslissing te nemen. Zoals gesteld kan je op basis van de samenvatting van de opdracht alternatieve oplossingen voorstellen. Dan moet je deze voldoende uitwerken, incl. prijzen, termijnen, … Die zullen immers mee doorwegen in de beslissing.

Je wil je klant echter ook niet verliezen in de letters. Vermeld in je offerte niet meer dan wat er echt moet in staan en verwijs verdere informatie eventueel naar bijlagen. Sommige klanten bekijken je document enkel diagonaal en maken meteen een onderscheid op basis van het prijsveld. Is je klant echt geïnteresseerd, dan zal hij er de bijlage zeker bij nemen.

Het belang van volledigheid mag niet onderschat worden: ook al wil je de tekst bondig houden, niemand heeft wat aan betekenisloze woorden. Voorbeeld:

Offerte 1:

Opruimen aanwezige begroeiing en nieuwe beplanting

Offerte 2:

Opruimen aanwezige begroeiing:

Snoeien en/of hakselen bestaande aanplanting
Incl. verwijderen en meenemen van dood materiaal
Voorbereiding grond op de vrijgekomen ruimte

Nieuwe beplanting:

tot 2 meter: variërende grassen in groene en grijze tinten
zone 2 tot 4 meter: bladhoudende struiken met max. groeihoogte 1 meter
Incl. voorzien van de nodige meststoffen

In grote lijnen zeg je wat je zal ondernemen. De hoeveelheid, type en prijs van planten en meststoffen kan verder onderaan volgen. Maar met één blik weet de klant meteen wàt je zal gaan doen, en wat je niet zal doen: er is bijvoorbeeld geen sprake van terugkerend tuinonderhoud.

‘Daar had ik zelf nog niet aan gedacht’

Gebruik wat we net vermeldden in het voorbeeld om je diensten kenbaar te maken: je offerte kan ook een commercieel instrument zijn. Speel proactief in op de noden die je klanten kunnen hebben. Na het aanleggen van de tuin kunnen je klanten misschien best interesse hebben in een halfjaarlijks tuinonderhoud. Als je dat kan aanbieden aan een actieprijs voor nieuwe klanten wordt het misschien nog interessanter ...

Alle kosten in rekening genomen?

Wees er zeker van dat je alle kosten weldegelijk hebt opgenomen. Verplaatsingskosten, kosten voor eventuele signalisatie, … Afhankelijk van de opdracht kunnen er meer kosten in de rand opduiken. Baken ook duidelijk de grenzen van de offerte af: iets wat tijdens de werken gevraagd wordt, kan meerwerk zijn. Zorg dat je klant duidelijk weet wat je binnen de offerteprijs uitvoert en wat eventuele meerwerken kunnen zijn.

De kleine lettertjes

Een offerte is niet zomaar een document waar je als ondernemer licht mag over gaan. Als je klant ze aanvaardt, ben je er aan gebonden. Let daarom zeker op onderstaande elementen om jezelf niet in de problemen te brengen.

Geldigheidsduur

Vermeld steeds een geldigheidstermijn (bv. 30 dagen geldig) op je offerte! Je kan dit op je document vermelden of er in je algemene voorwaarden op terug te komen. Als je klant na verloop van tijd toch op je offerte wil ingaan, zijn bepaalde prijzen, diensten of zelfs beschikbaarheid van producten ondertussen mogelijk gewijzigd. Je kan dan een nieuwe offerte opmaken met geactualiseerde items en bedragen zodat je jezelf niet in moeilijkheden brengt.

Algemene voorwaarden

Het belang van algemene voorwaarden kan niet onderschat worden. Verwijs er expliciet naar in je offerte en integreer ze waar mogelijk in je document (= maak er bv. één PDF-document van). Zo kan je klant alvast niet zeggen dat hij de bijlage niet ontvangen heeft.

Maak je de algemene voorwaarden voor de eerste keer op? Dan kan het interessant zijn om ze te laten nalezen door een jurist met kennis van zaken. Als ze éénmaal correct zijn opgesteld kan je ze immers doorheen je verdere bedrijfsvoering blijven gebruiken.

Wat na de offerte?

Ben je tevreden van de offerte die je hebt opgemaakt? Bezorg ze dan zo snel mogelijk aan je klant. Met een gepast programma doe je dit in 1-2-3. Onthou dat je allicht concurreert met andere offertes; een snel ontvangen offerte kan hier ook in je voordeel spelen.

Maak het voor de klant ook zo makkelijk mogelijk om je offerte te aanvaarden. Via onFact kan je een ontvangen offerte door de klant meteen digitaal laten ondertekenen. Jij ondertekent ook; je ontvangt een ondertekende versie terug en je kan de werken inplannen. De aanvaarde offerte kan na oplevering van de opdracht met één klik omgezet worden in een factuur, die desgewenst nog kan aangepast worden.

Werd je offerte niet aanvaard? Dan kan het nooit kwaad om even persoonlijk contact op te nemen met je klant. Die knapte misschien af omwille van een reden die je nooit zelf gevonden zou hebben. Dergelijk contact kan je toekomstige offertetrajecten enkel ten goede komen.

Get started!

Zorg ervoor dat jouw offerte het verschil maakt met de concurrentie. Je gaat vaak niet alleen je diensten maar ook je bedrijf voorstellen aan een nieuwe klant. Presenteer jezelf en wat je aanbiedt op een heldere, voldoende gedetailleerde manier. Hou het begrijpbaar en verwijs teveel informatie naar de bijlagen. Neem zeker voor je eerste offerte voldoende tijd. Succes!