04 Nov 2021

Facturen maken: de beste methode

Wettelijke bepalingen

Ga je een factuur opmaken, dan is het belangrijkste criterium de conformiteit met de wetgeving en de btw-regelgeving. Een factuur moet een reeks verplichte vermeldingen bevatten en de btw moet correct berekend zijn. Dit is natuurlijk het allerbelangrijkste aspect van een factuur. Maar je kan hier als bedrijf veel verder in gaan: om het jezelf en de klant veel makkelijker te maken, en er misschien extra omzet door te genereren.

Wat moet er op een factuur staan?

De verplichte elementen van een factuur zijn de volgende:

identiteitsgegevens van de verkoper: naam, adres van de maatschappelijke zetel, rechtsvorm en ondernemingsnummer
de vermelding ‘rechtspersonenregister’ of afgekort ‘RPR’, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar zetel heeft
financiële gegevens van de verkoper: IBAN (en BIC) nummer
identiteitsgegevens van de koper: naam, adres en ondernemingsnummer
het woord ‘factuur’
het volgnummer van de factuur
de factuurdatum
de leveringsdatum (indien deze niet samenvalt met factuurdatum)
omschrijving van de geleverde producten of diensten, best met een gedetailleerde prijsberekening (incl. hoeveelheden; aantal, maateenheden, ...)
eventuele kortingen
btw-bedrag per toegepast btw-tarief, in België standaard 6%, 12% of 21%
eventuele btw-vrijstellingen
het totale btw-bedrag
het totaalbedrag incl. btw
je algemene verkoopsvoorwaarden; geen verplichting, maar wel zo handig in eventuele latere discussies over de factuur

Opmaak van de factuur

Met enkele kleine ingrepen maak je van je factuur een efficiënt document dat je klant in één oogopslag kan interpreteren.

Vervaldatum factuur of uiterste betaaldatum

Een niet-verplichte maar erg handige vermelding is de vervaldatum of uiterste betaaldatum van je factuur. Hanteer je bv. voor deze klant als betalingstermijn factuur ‘14 dagen’, zet dan bovenaan je factuur een expliciete vervaldatum. Werk niet met de omschrijving ‘betaling binnen 14 dagen’, maar bepaal meteen de dag (bv. Vervaldatum: 21/11/2021). Het wordt voor je klant meteen duidelijk tegen wanneer jouw factuur betaald moet worden.

Laat het te betalen bedrag opvallen

Laat je klant zich niet van factuurregel vergissen: ga je btw-bedrag bijvoorbeeld niet méér opmaken dan je totaalbedrag incl. btw. Zet het bedrag dat je op je rekening wil ontvangen in een kleur, gebruik een vette markering, vergroot je lettertype … Zo ziet je klant meteen welk bedrag hij moet betalen.

Verberg je rekeningnummer niet ...

Op sommige facturen is het speuren naar het rekeningnummer van het bedrijf. Hier is je klant of je onderneming echt niet mee geholpen! Het intikken van een rekeningnummer kan al aanzet zijn tot het maken van fouten. Een rekeningnummer in extra klein lettertype, verstopt tussen voorwaarden onderaan een pagina is helemaal geen goed idee. Zet je rekeninginformatie meteen bovenaan bij je bedrijfsgegevens, in een goed leesbare grootte.

… en toon ook je betaalinformatie

Vermeld duidelijk hoe je klant naar deze factuur moet verwijzen bij de betaling. Toon expliciet je gestructureerde mededeling of omschrijf duidelijk welke referentie hij moet vermelden. Verwijs niet gewoon naar ‘met vermelding van factuurnummer’, maar neem indien mogelijk je gehele factuurnummer over bij de betalingsvraag. Zo verklein je het risico op fouten.

Kies een leesbaar lettertype

Het kan misschien leuk zijn om je factuur op te maken in een font dat er uitziet alsof het handgeschreven was, maar maak van je factuur geen onnodig kalligrafiewerk. Kies een lettertype dat aanleunt bij je bedrijfsstijl, maar verzeker de leesbaarheid voor je klanten.

De kleine lettertjes hoeven niet klein te zijn

Het belang van algemene voorwaarden (of algemene verkoopsvoorwaarden) kan niet onderschat worden. Men verwijst er vaak naar als ‘de kleine lettertjes’, maar dit neem je best niet te letterlijk. Geef je voorwaarden duidelijk leesbaar mee; zijn ze te uitgebreid om in bv. een footer te gebruiken, stuur ze dan mee als volwaardige bijlage of print ze op de achterzijde van je factuur.

Gebruik je logo

Verzend je je facturen per post of drukt je klant zijn factuur af, dan verzeil je misschien tussen een stapel onbetaalde facturen. Telkens je klant door de stapel gaat of de papieren beweegt, kan hij jouw logo te zien krijgen. De klant wordt ook op die manier nog eens herinnerd aan zijn betaling.

Vraag tot betaling

En inderdaad, facturen moeten natuurlijk betaald worden. Klassiek staat er op elke factuur een rekeningnummer waarop de klant via zijn online bankomgeving met een overschrijving dient te betalen. Bij elke betaling moeten er twee acties uitgevoerd worden: de klant moet de betaling effectief uitvoeren en jij moet deze betaling verwerken.

Snel en correct de betaling uitvoeren: minder openstaande facturen

Er zijn enkele mogelijke betaalmanieren voor je factuur, gaande van eenvoudig tot (technologisch) meer geavanceerd. Welke optie je ook verkiest, hou rekening met de gouden regel: door het zo eenvoudig mogelijk te maken voor je klant om een betaling uit te voeren, gaat je klant de factuur sneller betalen en heb jij minder openstaande facturen.

Betaling via factuurnummer of andere referentie: dit is vaak de meest eenvoudige vorm van betalingsreferentie, maar gevoelig voor menselijke (tik)fout.
Betaling via gestructureerde mededeling: het gebruik van een gestructureerde mededeling maakt de betaalopvolging in vele gevallen een stuk eenvoudiger.
Betaling via online betaalknop: wanneer je de factuur digitaal verstuurt, kan je een eenvoudige betaalknop toevoegen aan de factuur of e-mail waarmee de klant direct zijn factuur online kan betalen (via een beveiligde omgeving). Bovendien is de kans op fouten nihil omdat deze gegevens steeds vooraf geregistreerd zijn.
Betaling via QR-code: wanneer je de factuur via brievenpost verstuurt, kan je bijvoorbeeld een QR-code toevoegen aan de factuur waarmee de klant eenvoudig kan betalen met smartphone. Ook hier is de kans op fouten nihil omdat de betaalgegevens en -referentie vooraf geregistreerd zijn.

Eenvoudig betalingen verwerken

Bij een online betaling door de klant is de betalingsverwerking voor de ondernemer ook heel eenvoudig; het betalingssysteem is gekoppeld aan je facturatieprogramma waardoor de betalingen real-time geregistreerd kunnen worden en de factuur automatisch afgepunt wordt. Voor deze extra service rekenen betalingsproviders vaak een kleine extra kost aan per betaling. Deze kost valt vaak weg tegenover de tijd die je anders zelf in het matchen van de betalingen zou investeren.

Wil je dat extra bedrag toch uitsparen? Dan kan je bijvoorbeeld gebruik maken van een gestructureerde mededeling. Op die manier zal je de betaling nog steeds op een geautomatiseerde manier kunnen verwerken in je programma.

Facturatie opvolgen

Niet elke klant betaalt netjes op tijd en daarom is het belangrijk om de betaalstatus van alle facturen correct op te volgen. Om hier zo weinig mogelijk tijd aan te besteden maar toch een goed overzicht te behouden, kan je enkele eenvoudige zaken toepassen.

Gebruik overzichtelijke lijsten

Alles begint bij een goed overzicht. Zorg dat je via visuele triggers meteen kan zien welke facturen nog niet opgemaakt werden, verzonden werden, betaald werden of open staan. Werk met kleuren of codes; wanneer je elke factuur moet openen om bv. na te gaan wanneer deze verzonden werd en of ze al betaald had moeten zijn, verspil je kostbare tijd.

Werk met automatische betalingsherinnering

Werk je al met een facturatieprogramma, dan zal je daar allicht gebruik kunnen maken van automatische betaalherinneringen. Je stelt deze routine éénmaal in, waarna het systeem zelf zijn herinneringen zal uitsturen. Je verstuurt er bv. een eerste 2 dagen na de vervaldatum, een tweede na 7 dagen, enz. Heeft je klant al met jou gecommuniceerd over de reden van late betaling of werkt hij aan een oplossing, dan kan je deze keten vaak met één klik pauzeren.

Denk aan aanmaningskosten

Denk vooraleer je herinneringen uitstuurt ook na over eventuele kosten die de herinneringen of aanmaningen met zich mee zullen brengen. Overweeg een gepaste schadevergoeding, mogelijke interesten, de termijnen die daarmee gepaard gaan ...

Boekhoudkundige verwerking

Lang niet elke ondernemer voert zijn eigen boekhouding. Vaak maakt een externe boekhouder deel uit van het bedrijfsverhaal; een samenwerking die liefst zo vlot en efficiënt mogelijk verloopt. Gelukkig ligt voor velen de tijd van mappen vol papieren naar de boekhouder brengen, achter ons.

Digitale factuur = e-factuur?

Soms worden de termen ‘digitale factuur’ en ‘elektronische factuur’ (of e-factuur) als synoniemen gebruikt. Toch zijn ze niet hetzelfde. Een digitale factuur is eenvoudig gesteld hetzelfde als een papieren factuur, met als enige verschil dat je deze digitaal verstuurt en op een beeldscherm kan bekijken. Een digitale factuur verschijnt vaak in de vorm van een PDF-bestand.

Een elektronische factuur of e-factuur kan je ook per e-mail verzenden, maar deze is niet gemaakt in PDF. Ze is opgebouwd in UBL (Universal Business Language), een bestandsformaat dat meteen door computers verwerkt kan worden en wordt soms ook wel ‘UBL factuur’ genoemd.

Als je de facturen die je gemaakt hebt in dit UBL-formaat aan je boekhouder kan bezorgen, zal zijn boekhoudprogramma deze facturen automatisch kunnen inlezen en verwerken. Geen manueel overtikken meer, geen extra input door je dossierbeheerder. Dit vermindert niet alleen het risico op fouten maar zal ook je boekhoudkosten doen dalen.

De elektronische factuur voor je klanten

Factureer je vaak aan andere ondernemers? Probeer dan ook hun verwerking te faciliteren met een e-factuur. De meeste facturatiesoftware genereert van je factuur zowel een PDF- als een UBL-bestand. Je kan beide eenvoudig en in dezelfde e-mail verzenden naar je klant. Voor je klant wordt jouw verkoopfactuur een aankoopfactuur. Als hij de UBL-bestanden ook kan verwerken in zijn facturatieprogramma, is ook langs die zijde geen manuele input meer nodig. Een kleine moeite die tijdsbesparend werkt voor jezelf én je klant.