Nieuwe functie: automatisch herinneringen versturen

Administratie en facturen maken neemt in elk bedrijf heel wat tijd in beslag. Bij onFact proberen we die tijd tot een minimum te beperken. In het kader hiervan hebben we vandaag een nieuwe functie toegevoegd aan onze facturatie software: automatisch herinneringen verzenden. Wanneer u de nieuwe functie activeert, zal onFact automatisch eenmaal per dag herinneringen versturen naar klanten met openstaande facturen waarvan de betaaldatum verlopen is. U kan zelf instellen wanneer deze herinneringen verzonden worden en hoeveel keer u een herinnering zal verzenden. 

Automatische herinnering aanmaken

Om deze functie te activeren, klikt u rechtsboven in onFact op uw e-mail adres en selecteert u de optie "Instellingen bedrijf". Aan de linkerzijde is een extra tabblad "Automatische herinneringen" gekomen. Hier kunt u de automatische herinneringen beheren.

Naam: De naam voor de automatische herinnering krijgen klanten niet te zien. Deze naam is enkel voor u persoonlijk zodat u de automatische herinnering later kan herkennen

Aantal dagen na verloopdatum: Wanneer een factuur een betaaltermijn heeft van 30 dagen wil u misschien nog enkele dachten wachten voordat u een herinnering verstuurd. Zo kan het zijn dat de bank de betaling nog moet verwerken. Als u bijvoorbeeld 3 dagen wil wachten, vult u hier de waarde "3" in. De herinnering wordt dan verstuurd 33 dagen na de factuurdatum. ( betaaltermijn + aantal dagen na verloopdatum ). Indien u meerdere automatische herinneringen aanmaakt vult u hier steeds de dagen na de verloopdatum van de originele factuur in. Indien u een week later opnieuw een herinnering wil verzenden, vult u hier de waarde "10" in. Zo wordt na 3 dagen de eerste herinnering verstuurd, 7 dagen later op dag 10 wordt een tweede.

Onderschrift: Dit is de tekst dat onder een document wordt geplaatst in de printversie. Zo kunt u in de eerste herinnering vriendelijk de klant herinneren maar in de laatste assertiever.

E-mailbericht: Hier voert u de e-mailtekst in dat gebruikt wordt bij het verzenden van de herinnering.

Kopie: U kunt ervoor kiezen om een kopie van het e-mailbericht te ontvangen wanneer de herinnering van de factuur naar de klant wordt verzonden.

Verzonden herinneringen

Wanneer een herinnering verzonden is kunt u op twee manieren op de hoogte blijven hiervan: U kan de optie "Kopie" aanvinken bij het aanmaken van de automatische herinnering en u kan u ook de verzonden berichten opvolgen via een nieuw icoontje bovenaan in onFact. Hier kunt u de laatst verzonden herinneringen bekijken. Let op: dit icoontje verschijnt pas wanneer er minstens 1 herinnering verzonden is. In het tabblad 'Herinneringen' van een factuur ziet u ook steeds wanneer een volgende herinnering zal verzonden worden. 

Automatische herinnering uitzetten

Misschien heeft u enkele facturen waarvoor u niet automatisch herinneringen wil verzenden? Dit is geen probleem: via het tabblad "Herinneringen" bij een factuur kunt u deze optie uitzetten.

Anderstalige klanten

Wanneer u gebruik maakt van de app "Anderstalige klanten" kunt u automatische herinneringen aanmaken in verschillende talen. Zo worden de automatische herinneringen automatisch in de goede taal naar uw klanten verzonden.

Tags

Bij het onderschrift en e-mailtekst kan er gebruik gemaakt worden van tags. Deze tags worden bij het uiteindelijk aanmaken van het document en verzenden van de e-mail vervangen door de actuele waarden van het document. In onderstaande tabel vindt u een lijst van de beschikbare tags en een voorbeeldwaarden bij een document.