Nieuwe functie: nummeringsstructuur en boekjaren

Vanaf vandaag is het mogelijk om af te wijken van de standaardstructuur voor de volgnummers in onFact. Er zijn meer standaardstructuren beschikbaar en het is mogelijk om uw eigen structuur samen te stellen. Ook ondersteuning voor boekjaren is toegevoegd aan het systeem: volgnummers kunnen nu gereset worden op 1 januari (standaard), 1 april, 1 juli of 1 oktober.

Standaardstructuur aanpassen

Om de standaardstructuur aan te passen opent u bovenaan rechts het menu en gaat naar “Instellingen bedrijf”. Hier ziet u aan de linkerzijde een nieuw tabblad: “Opmaak nummering” dat een overzicht van de huidige nummering opent. Om de nummering aan te passen klikt u rechtsboven op de gele knop “Structuur van nummering bewerken”. U kunt de structuur aanpassen voor de klanten en elk type van document. Indien de gewenste nummering niet beschikbaar is selecteert u de optie “Aangepaste structuur nummering” om zelf de structuur te bepalen

Eigen structuur maken

Het is mogelijk om volledig zelf een nummeringsstructuur samen te stellen. Hiervoor stelt u een bepaalde code samen dat ons systeem verwerkt tot een correct volgnummer voor uw documenten. De code kan vaste letters, cijfers en speciale tekens bevatten of dynamische onderdelen. Volgende dynamische onderdelen zijn beschikbaar:

• (3) : Het eigenlijke volgnummer. Het cijfer tussen de haakjes is de minimale lengte van het volgnummer. Indien de lengte kleiner is wordt het nummer voorafgegaan door nullen. Het nummer 1 zal bijvoorbeeld 001 worden, het nummer 2500 zal niet aangepast worden.

• %Y: Het jaartal in vier cijfers: 2015

• %y: Het jaartal in twee cijfers: 15

• %m: De maand in twee cijfers: 11

• %d: De dag in twee cijfers: 31

• %BY: De twee boekjaren(zie later) in vier cijfers: 20152016

• %by: De twee boekjaren(zie later) in twee cijfers: 1516

Enkele voorbeelden

Aangepaste boekjaren

Veel bedrijven sluiten het boekjaar niet af op 1 januari maar bij de start van het tweede, derde of vierde kwartaal. Ook ondersteuning hiervoor is zopas toegevoegd in onFact. Tijdens het aanpassen van de nummeringsstructuur, zoals hierboven beschreven, is het mogelijk om het boekjaar te laten starten op 1 april, 1 juli of 1 oktober.

Opgelet: de standaard nummeringsstructuur van onFact gebruikt het jaartal (15) en het volgnummer. Wanneer u een aangepast boekjaar gebruikt, is het mogelijk dat u bijvoorbeeld zowel in januari een factuur hebt met volgnummer 10 als in december van hetzelfde jaar. Als u de standaard nummering zou gebruiken zouden beide facturen volgnummer 150010 krijgen, wat niet volledig correct is. Daarom moet u ook de nummeringsstructuur aanpassen en de code %BY of %by gebruiken. Op deze manier krijgt de factuur van januari het volgnummer F1415-0010 en de factuur in december van hetzelfde kalenderjaar (maar ander boekjaar) het nummer F1516-0010. Wat wel correct is.

Indien u vragen heeft kunt u zoals steeds terecht op support@onfact.be