Update: extra functies voor aankoopfacturen

Het verwerken en opvolgen van aankoopfacturen is wellicht één van de meest tijdrovende taken binnen uw administratie. Facturen komen binnen via verschillende kanalen en vormen en moeten allemaal manueel verwerkt worden. In deze laatste update hebben we enkele nieuwe en innovatieve functies ontwikkeld om facturen makkelijker of zelfs automatisch in te voeren en beter te laten doorstromen naar de boekhouding.

Automatische verwerking van “E-FACTUREN”

Er zijn verschillende digitale vormen waarin u een factuur kan ontvangen. Sommige van deze formaten bevatten extra informatie waardoor de factuur automatisch en correct verwerkbaar is door softwarepakketten. Wanneer u een van deze formaten upload tijdens het toevoegen van een aankoop, zullen we automatisch alle gegevens overnemen, zo hoeft u niets meer manueel in te voeren. Er zijn twee soorten digitale bestanden die automatisch verwerkt kunnen worden:

• Hybride facturen: Dit zijn PDF bestanden met een extra bijlage dat automatisch verwerkt kan worden. onFact stuurt deze facturen al meer dan 1 jaar uit.
• XML facturen: deze bestanden zijn niet leesbaar voor gebruikers en bevatten enkel code voor softwarepakketten om automatisch te verwerken. U herkent deze bestanden aan de “.xml” extensie. Ook de vormen als “UBL”, “OpenPEPPOL” en “E-FFF” zijn zulke XML facturen.

Wanneer u een factuur upload van een andere onFact gebruiker of van een leverancier dat facturen in één van deze vormen aanlevert, hoeft u zelf niets meer manueel in te voeren. Deze vorm van facturatie is aan een sterke opmars bezig en zal in de toekomst meer en meer beschikbaar worden.

Herkenning van leverancier uit digitale PDF documenten

Wanneer u een factuur upload dat digitaal aangemaakt is (dus geen scan) zal de leverancier van dit document automatisch gedetecteerd worden indien mogelijk. Wanneer de leverancier van het document in uw leveranciersbestand zit met correct BTW-nummer wordt dit document ook automatisch gekoppeld aan deze leverancier. Zo hoeft u ook hier minder manueel werk uit te voeren.

Herkenning gescande documenten

Ook voor gescande documenten is het mogelijk om de leverancier te herkennen. Deze optie moet echter aangezet worden via het “Apps & koppelingen” menu. Gescande documenten bevatten namelijk geen leesbare karakters zoals “BE012…” maar bevatten pixels. Ons systeem moet eerst deze pixels omzetten in karakters voordat we de leverancier kunnen herkennen. Omdat dit ongeveer 5 tot 10 seconden per pagina in beslag neemt kunt u deze optie aan- en uitzetten naar wens.

Preview van aankoopfactuur

Na het selecteren van de aankoopfactuur op uw computer als bijlage bij de aankoop, wordt onmiddellijk een preview getoond indien het gaat om een PDF of XML factuur. Hierdoor is het makkelijker om gegevens over te nemen van de factuur indien dit nog nodig zou zijn.

Doorstroming naar de boekhouding

Ook een nieuwe exportmogelijkheid is toegevoegd aan de module aankopen: “Zip bestand in best mogelijk formaat (voor boekhouding)”. Deze functie exporteert een mapje waarin alle bijlagen van de geselecteerde aankopen staan. Deze aankopen staan genummerd en op datum zodat ze makkelijk verwerkt kunnen worden in de boekhouding. De aankopen staan in het “best mogelijke formaat”, wat wil zeggen dat, indien er een “XML” factuur beschikbaar is, dit gebruikt wordt, in andere gevallen de PDF factuur. Zo worden aankoopfacturen zoveel mogelijk in het XML-formaat doorgegeven aan uw boekhouder waardoor ze ook in een boekhoudprogramma automatisch verwerkbaar zijn.

Heeft u vragen over deze update? Aarzel dan niet om ons te contacteren via support@onfact.be.