Boekjaar

Wat is een boekjaar?

De term boekjaar verwijst naar de tijd die één boekingsperiode dekt. Dat is standaard 12 maanden, dus 1 jaar vanaf 1 januari tot en met 31 december, een kalenderjaar. Maar niets belet om te beginnen op 1 april en te stoppen op 30 maart van het volgende jaar. Dat is immers ook een boekjaar, een zogeheten gebroken boekjaar.

Verlengd of verkort boekjaar

Om diverse redenen kan een boekjaar uitzonderlijk korter of langer dan 12 maanden zijn. Korter heet een verkort boekjaar, dat minimaal 1 dag moet duren, al is de boekhoudkundige norm eerder 6 maanden. Langer is een verlengd boekjaar dat volgens de wet maximaal 24 maanden min één dag mag duren. Maar de commissie van boekhoudkundige normen legt een maximumduur van 18 maanden op. Vooral beginnende bedrijven die in de tweede helft van een kalenderjaar beginnen – dus na 30 juni – kiezen voor een verlengd boekjaar dat ze dan laten lopen vanaf de startdatum van hun activiteit, tot 31 december van het daaropvolgende jaar. Op die manier kan hun tweede boekjaar gelijklopen met het daaropvolgende kalenderjaar.

Er zijn nog andere redenen om een verkort of een verlengd boekjaar te kiezen, bijvoorbeeld een sterk verstorend incident zoals een brand. Een langer boekjaar laat dan toe de operaties te normaliseren binnen één incident-periode (van maximaal 18 maanden). Zowel een verkort als een verlengd boekjaar horen de uitzondering te zijn.

Een verkort of verlengd boekjaar moet in de statuten worden opgenomen, wat een uitzonderlijke algemene vergadering vereist en een notariële akte. Dat besluit moet tijdens het betrokken lopende boekjaar genomen worden, kan dus niet nadien én het moet gemotiveerd worden.

Gebroken boekjaar

Het gebroken boekjaar zoals hiervoor beschreven past beter bij sommige activiteiten dan een kalenderjaar, bijvoorbeeld bij seizoenhandel. Daarmee sluiten de rekeningen goed aan bij de economische activiteit, zodat de cijfers representatief zijn voor de zakelijke activiteit in de opeenvolgende jaren.

Afsluiting boekjaar

Gebroken, verlengd of regulier boekjaar: aan het einde volgt de afsluiting. Een boekjaar is immers ook de periode waarover een financieel verslag loopt. De jaarrekening wordt opgemaakt aan het einde van een boekjaar. Zij bestaat uit een balans en een resultatenrekening (ook de winst- en verliesrekening), die beiden de bewegingen in dat boekjaar weergeven (de eerste als een status zoals een foto, de andere als een evolutie).

Als ondernemer sta je garant dat aan het eind van het boekjaar de nodige stukken voor de boekhoudkundige verwerking beschikbaar zijn. Uiteraard is dat wat laat, feitelijk zorgen ondernemers er voortdurend voor dat de relevante stukken beschikbaar en verwerkt zijn (wat de wet trouwens vereist, je kan bijvoorbeeld de btw-status niet enkel bij het einde van het jaar opmaken).

Een balans opstellen vereist gespecialiseerde kennis, onder andere met afsluitende boekingen op diverse balansrekeningen. Bij de balans horen ook enkele wettelijk vereiste verslagen, zoals dat van de Raad van Bestuur. De balans moet worden neergelegd ter publicatie binnen de 30 dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd door de algemene vergadering. De absolute grens is 7 maanden na het afsluiten van het boekjaar.

Boekjaar in onFact

Je kan in onFact eenvoudig de start van je boekjaar instellen, zodat je met elke boekjaarvorm kan werken. Bij de start van een nieuw boekjaar start het volgnummer van je documenten automatisch weer van nul.