Pro forma factuur

Wat is een pro forma factuur?

Een pro forma (of proforma) factuur is de voorlopige, niet officiële versie van een factuur die zal volgen voor een toekomstige levering van goederen, van diensten of een combinatie van beiden. Net zoals een officiële factuur vermeldt de pro-forma essentiële informatie over de producten en/of diensten aan de klant, tarieven, btw, identificatie van leverancier en klant etc.

Wanneer gebruik je een pro forma factuur?

Waarom op voorhand een schijnfactuur en niet meteen een geldige factuur bij de latere prestatie en levering? Eenvoudig, omdat zij aan de klant bevestigt wat zal volgen op basis van een verkoopafspraak, zoals een bestelbon, maar vooral omdat klanten die pro forma kunnen gebruiken om eigen formaliteiten te vervullen. Denk daarbij aan een financiering die bij de bank wordt aangevraagd of aan import of export, waar vergunningen moeten aangevraagd worden en douaneformaliteiten gelden. In dat laatste geval staaft de pro-forma de handelswaarde van de goederen, dikwijls de basis voor heffingen. Som vereisen overheden specifiek pro forma facturen voor transport van goederen, zie bijvoorbeeld Access2Markets.

In de praktijk wordt de pro forma nogal eens gebruikt (misbruikt) om een vooruitbetaling te ontvangen, al is dat niet de gepaste manier, want daarvoor dient de voorschotfactuur. Met een pro forma kan de klant bijvoorbeeld de betaalde btw op een vooruitbetaling niet terugvorderen en de kost niet verrekenen in de boekhouding. Bovendien kan de btw-administratie moeilijk doen over een vooruitbetaling zonder toepassing van de btw, want een pro-forma is terzake niet geldig.

Hou rekening met de btw

In principe sluit de pro forma factuur nauw aan bij de uiteindelijke factuur. Blijkt echter dat nogal wat ondernemers dat principe niet volgen en bijvoorbeeld geen btw vermelden. Dat doen ze omdat de btw op het moment van de pro forma nog niet betaalbaar en/of recupereerbaar is. Die reden geldt helemaal niet, want zelfs al wordt de btw vermeldt wat correcte informatie is over wat zal volgen, dan nog vormt de pro forma geen basis voor de aanslag want het gaat om een document dat niet in de administratie wordt opgenomen en verwerkt.

Waar verschilt een pro forma factuur van een gewone factuur?

Vooral in de verplichte vermelding pro forma. Een pro forma factuur is niet rechtsgeldig en vormt geen basis voor een vordering aan de klant of voor de btw-administratie. Zij draagt dan ook geen rechtsgeldig factuur-volgnummer. De koper is niet verplicht om op basis van dat document een betaling te doen. Gaat ook moeilijk, want het document wordt in principe niet in de boekhoudkundige verwerking opgenomen. Idealiter is de pro forma de voorafspiegeling van de uiteindelijke factuur, zodat alleen nog de effectieve leverdatum op de pro forma ontbreekt en eventuele vermeldingen van garantiedata (-periode).