Voorschotfactuur

Wat is een voorschotfactuur?

Bij een voorschotfactuur vraagt de leverancier aan de klant naar een gedeeltelijke vooruitbetaling op de te leveren goederen en/of diensten. De basis van een voorschotfactuur is doorgaans een bestelbon of offerte die het totale te factureren bedrag van de opdracht vermeldt, maar dat is geen verplichting. Ondernemers vragen een voorschot bijvoorbeeld omdat zij zelf voor de opdracht vooraf materiaal moeten kopen maar ook omdat het overeen grote opdracht gaat met veel voorbereiding, zodat zij mocht de klant afhaken, heel wat verlies zouden maken. Het voorschot vormt dan een verzekering tegen de annulatie van een order. De leverancier bepaalt de hoogte van het voorschot, want de wet legt ter zake geen regels op.

Wat vermeldt een voorschotfactuur?

Een voorschotfactuur vermeldt in principe dezelfde informatie als een reguliere factuur, met dat verschil dat de artikelomschrijving soms summierder is dan op de uiteindelijke factuur. Indien er een offerte is, verwijst de omschrijving dan bijvoorbeeld naar een of meerdere posten op de offerte waarvan datum en nummer vermeld worden. Opgepast, strikt genomen moet de btw-administratie kunnen nagaan of de gepaste tarieven gebruikt worden, dus beter wat meer specificaties dan minder.

Het voorschot mag op basis van een percentage op het totaalbedrag of als een vaste prijs.

Hou rekening met de btw

Wie btw-plichtig is moet ook op een voorschotfactuur btw toepassen.

Voorbeeld: de offerte voor een opdracht vermeldt € 3.000,- + 21% btw = € 3.630,- incl. btw

Situatie A: Je wenst een voorschotfactuur op te maken voor 30% van het totaalbedrag.

  • De voorschotfactuur bedraagt € 900,- + 21% btw = € 1.089,- incl. btw
  • De eindfactuur bedraagt € 2.100,- + 21% btw = € 2.541,- incl. btw

Situatie B: Je wil een voorschotfactuur maken voor € 1.000,- totaalbedrag.

  • De voorschotfactuur bedraagt dan € 826,45 + 21% btw = € 1.000,- incl. btw
  • De eindfactuur bedraagt € 2.173,55 + 21% btw = € 2.630,- incl. btw

De voorschotfactuur moet in de periodieke btw-aangifte opgenomen worden.

Voorschotfactuur in onFact

onFact laat je toe om heel eenvoudig een offerte naar één of meerdere opeenvolgende voorschotfacturen te kopiëren. Mits de gepaste referentie naar de offerte, berekent het programma zelf het nog te factureren bedrag voor de eindfactuur. Dat beperkt de kans op fouten en zorgt dat de btw-bedragen correct berekend en vermeld worden.